Kurz gesagt. Microsoft Copilot und ChatGPT lösen verwandte, aber verschiedene Aufgaben. Copilot arbeitet in Outlook, Teams, Word, Excel und PowerPoint und kennt über Microsoft Graph Ihre Mails, Dateien und Termine. ChatGPT ist ein eigener Arbeitsplatz für Denk-, Schreib- und Analysearbeit, der über Apps auf SharePoint, Outlook und weitere Systeme zugreift. Beim Datenschutz liegen beide näher beieinander, als viele denken: Keiner der beiden Anbieter trainiert seine Modelle standardmäßig mit Ihren Geschäftsdaten. Die Entscheidung hängt deshalb weniger an der Technik als an zwei Fragen. Wo arbeiten Ihre Leute? Und welche Arbeit soll schneller werden, welche überhaupt erst möglich? Am Ende dieses Leitfadens steht eine Regel für Copilot, ChatGPT oder beides.
Eine Offenlegung vorab: azena ist OpenAI Select Partner und führt ChatGPT in Unternehmen ein. Gerade deshalb steht hier auch, wo Copilot die bessere Wahl ist. Die Produktangaben haben wir im Oktober 2026 auf den offiziellen Seiten von Microsoft und OpenAI geprüft. Beide Produkte ändern sich schnell. Prüfen Sie Details vor einem Vertragsabschluss.
Was Sie eigentlich vergleichen
Schon die Namen stiften Verwirrung. Microsoft hat 2026 umbenannt: Aus Microsoft 365 Copilot wird Microsoft Copilot, aus Microsoft 365 Copilot Chat wird Microsoft Copilot Chat. In Lizenzen und Verträgen stehen die alten Namen teils noch. Für die Entscheidung zählen drei Stufen:
- Copilot Chat. Er ist in berechtigten Microsoft-365-Abos ohne Aufpreis enthalten und antwortet auf Basis von Webdaten. Eigene Dateien nutzt er nur, wenn Sie sie hochladen oder in Outlook oder Teams geöffnet haben.
- Microsoft Copilot als Zusatzlizenz. Sie kommt pro Person zu einem berechtigten Microsoft-365-Plan hinzu. Erst diese Lizenz verbindet Copilot automatisch mit Mails, Dateien, Terminen, Chats und Besprechungen. Für Unternehmen mit bis zu 300 Nutzern bietet Microsoft die Variante Copilot Business an.
- Copilot Studio. Ein eigenes Werkzeug, mit dem Sie Agenten für Abläufe bauen. GitHub Copilot ist ein Programmierwerkzeug und hier nicht gemeint.
Auf der anderen Seite stehen die Firmenvarianten von ChatGPT:
- ChatGPT Business. Ein gemeinsamer Arbeitsbereich für Teams mit zentraler Verwaltung, Anmeldung per SSO und Mehrfaktor-Anmeldung. Standard- und Premium-Lizenzen lassen sich je nach Bedarf kombinieren.
- ChatGPT Enterprise. Für die unternehmensweite Einführung. Dazu kommen automatische Benutzerverwaltung (SCIM), rollenbasierte Rechte, Datenresidenz und eine Compliance-Schnittstelle.
Private Konten gehören nicht in diesen Vergleich. Die Datenschutzzusagen beider Anbieter gelten für die Geschäftsprodukte, bei Microsoft nur mit Anmeldung über das Firmenkonto.
Der Kernunterschied: Wo die KI arbeitet
Copilot sitzt in den Programmen, die Ihre Leute ohnehin offen haben. Er fasst Teams-Besprechungen zusammen und hält Aufgaben fest. Er entwirft Antworten in Outlook und fasst lange Mail-Verläufe zusammen. In Word, Excel und PowerPoint schreibt, rechnet und gestaltet er im geöffneten Dokument. Mit der Zusatzlizenz greift er dafür über Microsoft Graph auf alles zu, was die angemeldete Person sehen darf. Niemand muss etwas hochladen.
ChatGPT ist ein eigener Arbeitsplatz. Dort entstehen Konzepte, Analysen, Texte und Auswertungen. Mit ChatGPT Work plant die KI mehrstufige Aufgaben, sammelt Material und liefert Ergebnisse wie Tabellen, Präsentationen oder Dokumente. Entwicklerteams arbeiten mit Codex direkt im Code. An Microsoft 365 schließt ChatGPT über Apps an: SharePoint, Outlook-Mail, Outlook-Kalender und Teams. ChatGPT sieht dabei nur, was das verbundene Microsoft-Konto sehen darf. Für viele Aktionen muss ein Admin in Microsoft Entra die Berechtigungen für Ihre Organisation freigeben, und der ChatGPT-Admin schaltet Schreibaktionen einzeln frei. Über weitere Apps erreicht ChatGPT auch Systeme außerhalb der Microsoft-Welt.
Der Unterschied in einem Satz: Copilot bringt KI in die bestehenden Microsoft-Abläufe, ChatGPT holt Ihre Daten in einen KI-Arbeitsplatz, in dem neue Arbeit entsteht.
Wo die KI arbeitet
Copilot
bringt KI in die Microsoft-AbläufeOutlookAntworten entwerfen, Verläufe zusammenfassen
TeamsBesprechungen zusammenfassen, Aufgaben festhalten
Word, Excel, PowerPointschreiben, rechnen, gestalten im geöffneten Dokument
automatisch, mit der Zusatzlizenz
MailsDateienTermineChatsBesprechungen
Sieht alles, was die angemeldete Person sehen darf. Niemand muss etwas hochladen.
ChatGPT
holt Ihre Daten in einen KI-ArbeitsplatzDenk- und SchreibarbeitKonzepte, Analysen, Texte, Auswertungen
ChatGPT Workmehrstufige Aufgaben bis zu Tabelle, Präsentation, Dokument
CodexEntwicklerteams arbeiten direkt im Code
über Apps, nach Freigabe in Microsoft Entra
SharePointOutlook-MailOutlook-KalenderTeams
Über weitere Apps auch Systeme außerhalb von Microsoft
Sieht nur, was das verbundene Konto sehen darf. Schreibaktionen schaltet der ChatGPT-Admin einzeln frei.
Datenschutz, Datenresidenz und Verwaltung
Die wichtigste Frage zuerst: Werden Ihre Daten zum Training verwendet? Bei beiden Geschäftsprodukten lautet die Antwort nein. Microsoft schreibt, dass Prompts, Antworten und über Microsoft Graph abgerufene Daten keine Basismodelle trainieren. OpenAI sagt zu, Daten aus ChatGPT Business und Enterprise standardmäßig nicht für das Training zu nutzen. Beide Anbieter schließen einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung und sind unter anderem nach ISO/IEC 27001 zertifiziert.
Unterschiede zeigen sich bei der Frage, wo Daten liegen und verarbeitet werden:
- Copilot ist ein Dienst innerhalb der EU-Datengrenze von Microsoft (EU Data Boundary). Anfragen aus der EU bleiben in dieser Grenze. Eine Ausnahme sind die Modelle von Anthropic, die Microsoft in Copilot ebenfalls anbietet. Sie liegen derzeit außerhalb der EU-Datengrenze und sind für Kunden in der EU standardmäßig ausgeschaltet. Wer sie freischaltet, sollte das bewusst entscheiden.
- ChatGPT Enterprise speichert Inhalte berechtigter Kunden auf Wunsch in Europa (EWR und Schweiz) und kann auch die Modellberechnung dort ausführen. Die Datenresidenz legen Sie beim Einrichten eines neuen Workspaces fest. Im Enterprise-Tarif ist sie ohne Aufpreis enthalten. Daten, die an verbundene Apps oder die Websuche gehen, fallen nicht darunter. Für ChatGPT Business ist keine Datenresidenz vorgesehen, OpenAI verweist dafür auf Enterprise.
Was mit Ihren Daten geschieht
Copilot: nein. ChatGPT Business und Enterprise: standardmäßig nicht.
Vertrag zur AuftragsverarbeitungZertifiziert, unter anderem nach ISO/IEC 27001
In EuropaZusage des Anbieters
Nicht davon erfasstdie Ausnahmen
Copilot
In EuropaDienst in der EU-DatengrenzeAnfragen aus der EU bleiben in dieser Grenze
Nicht davon erfasstAnthropic-Modelleliegen derzeit außerhalb der Grenzein der EU standardmäßig aus
ChatGPT Enterprise
In EuropaSpeicherung und ModellberechnungEWR und Schweiz, beim Einrichten eines neuen Workspaces wählbar, ohne Aufpreis
Nicht davon erfasstVerbundene Apps und WebsucheDaten, die dorthin gehen, fallen nicht unter die Datenresidenz
ChatGPT Business
In EuropaKeine Datenresidenz vorgesehenOpenAI verweist dafür auf Enterprise
Bei Copilot liegt das größte Risiko nicht beim Anbieter, sondern im eigenen Mandanten. Copilot zeigt jeder Person alles, was sie in Microsoft 365 sehen darf. Ist eine SharePoint-Seite mit Gehaltslisten versehentlich für alle freigegeben, findet Copilot sie. Microsoft weist selbst darauf hin, dass die Berechtigungen stimmen müssen, und liefert Werkzeuge dafür: SharePoint Advanced Management gegen zu weit gefasste Freigaben und Microsoft Purview für Vertraulichkeitsbezeichnungen. Für die SharePoint-App von ChatGPT gilt dasselbe Prinzip. Räumen Sie Freigaben auf, bevor Sie eine KI darauf loslassen.
Bei der Verwaltung hat Copilot einen Heimvorteil. Lizenzen, Richtlinien, Aufbewahrung und Suche laufen über das Microsoft 365 Admin Center und Purview, die Ihre IT schon kennt. ChatGPT bringt eine eigene Admin-Konsole mit. Business bietet SSO, Mehrfaktor-Anmeldung, Rollen und Nutzungsauswertungen. Enterprise ergänzt SCIM, eigene Rollen, Ausgabengrenzen und eine Compliance-Schnittstelle für Prüfungen. Mit Enterprise Key Management können Sie zudem eigene Schlüssel verwalten.
Copilot und ChatGPT im direkten Vergleich
Die Tabelle stellt die bezahlte Copilot-Lizenz den Firmenvarianten von ChatGPT gegenüber. Stand: Oktober 2026.
| Kriterium | Microsoft Copilot (Zusatzlizenz) | ChatGPT Business und Enterprise |
|---|---|---|
| Wo es arbeitet | In Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams und in der Copilot-App | Eigener Arbeitsbereich im Browser, als Desktop- und Mobil-App |
| Zugriff auf Firmendaten | Automatisch über Microsoft Graph: Mails, Dateien, Termine, Chats, Besprechungen | Über Apps für SharePoint, Outlook, Teams und weitere Systeme, nach Freigabe in Microsoft Entra |
| Rechte | Zeigt nur, was die Person in Microsoft 365 sehen darf | Zeigt nur, was das verbundene Konto sehen darf |
| Training mit Firmendaten | Nein | Nein, standardmäßig nicht |
| Daten in Europa | Dienst innerhalb der EU-Datengrenze, Anthropic-Modelle ausgenommen | Enterprise: Speicherung und Modellberechnung in Europa wählbar; Business: nicht vorgesehen |
| Verwaltung | Microsoft 365 Admin Center, Purview, SharePoint Advanced Management | Eigene Admin-Konsole mit SSO; Enterprise mit SCIM, Rollen und Compliance-Schnittstelle |
| Eigene Agenten | Vorgefertigte Agenten, eigene mit Copilot Studio | ChatGPT Work, eigene GPTs, Codex für Entwicklung |
| Lizenz | Zusatz zu einem berechtigten Microsoft-365-Plan; Copilot Chat ohne Aufpreis | Eigene Lizenz je Person, unabhängig von Microsoft 365; Enterprise über den Vertrieb |
Wo Copilot besser passt und wo ChatGPT
Copilot passt besser, wenn diese Punkte auf Sie zutreffen:
- Ihre Leute verbringen den Tag in Outlook, Teams und Office-Dateien. Typisch sind Vertrieb mit viel Korrespondenz, Assistenz und Projektleitung mit vielen Besprechungen.
- Sie wollen Besprechungen zusammenfassen und Aufgaben daraus ableiten, ohne ein weiteres Werkzeug einzuführen.
- Ihre IT will Vertrag, Verwaltung und Richtlinien an einer Stelle halten.
- Ihre Daten in Microsoft 365 sind gut geordnet. Dann liefert Copilot Kontext, den sonst niemand ohne Aufwand zusammenträgt.
ChatGPT passt besser, wenn diese Punkte auf Sie zutreffen:
- Die Arbeit geht über das Postfach hinaus: Angebote begründen, Märkte analysieren, Konzepte schreiben, große Tabellen auswerten.
- Teams wollen mit KI neue Abläufe bauen, mit eigenen GPTs, Projekten oder Agenten über mehrere Systeme.
- Entwicklung und IT sollen mit Codex an Code arbeiten.
- Ein Teil des Unternehmens arbeitet nicht oder nur teilweise in Microsoft 365, etwa Außendienst, Werkstatt oder Tochterfirmen mit eigenen Systemen.
Jedes Werkzeug hat eine Schwäche, die im Verkaufsgespräch selten fällt. Copilot ist nur so gut wie die Ordnung in Ihrem Microsoft 365. ChatGPT sitzt nicht in Outlook oder Word. Ergebnisse wandern per Kopieren, Export oder App-Aktion zurück. Und breit gefasste Suchen über ein Postfach liefern laut OpenAI mitunter unvollständige Ergebnisse.
Die Entscheidungsregel: Copilot, ChatGPT oder beides
Die Regel in drei Sätzen:
- Copilot, wenn Sie vor allem bestehende Microsoft-Arbeit beschleunigen wollen: Mails, Besprechungen, Office-Dokumente. Voraussetzung sind ein berechtigter Microsoft-365-Plan und aufgeräumte Berechtigungen.
- ChatGPT, wenn Sie Arbeit verändern wollen: Analysen, Konzepte, Recherche, Agenten, Code. Oder wenn Teile Ihres Unternehmens außerhalb von Microsoft 365 arbeiten. Brauchen Sie Datenresidenz in Europa, planen Sie Enterprise ein.
- Beides, wenn beide Arten von Arbeit in Ihrem Haus vorkommen. Ein oft sinnvoller Schnitt: Copilot Chat ohne Aufpreis für alle als Grundlage, Copilot-Lizenzen für Rollen mit viel Outlook und Teams, ChatGPT für Rollen mit viel Denk- und Analysearbeit.
Die Regel: Copilot, ChatGPT oder beides
Welche Arbeit soll schneller werden, welche erst möglich?
Vor allem bestehende Microsoft-Arbeit beschleunigenMails, Besprechungen, Office-Dokumente
Arbeit verändernAnalysen, Konzepte, Recherche, Agenten, CodeTeile des Unternehmens arbeiten außerhalb von Microsoft 365
Kommen beide Arten von Arbeit in Ihrem Haus vor:
Beidesnach Rollen lizenzieren, nicht nach Abteilungen
Copilot-Lizenzfür Rollen mit viel Outlook und Teams
ChatGPTfür Rollen mit viel Denk- und Analysearbeit
Copilot Chat ohne Aufpreis für alle, als Grundlage
Wenn Sie beides einsetzen, lizenzieren Sie nach Rollen, nicht nach Abteilungen. Prüfen Sie für jede Rolle, ob sie wirklich beide Lizenzen braucht. Schreiben Sie eine gemeinsame KI-Richtlinie für beide Werkzeuge: welche Daten wohin dürfen, wer was freigibt, wie Sie den Nutzen messen. Zwei Werkzeuge ohne gemeinsame Regeln bedeuten doppelte Schulung und doppelte Unsicherheit.
Checkliste für Ihre Entscheidung
- Wo verbringen Ihre Leute die meiste Arbeitszeit: in Outlook, Teams und Office oder in Fachsystemen und eigenen Dokumenten?
- Welche drei Aufgaben sollen schneller werden, und welche sollen mit KI erst möglich werden?
- Haben Sie einen Microsoft-365-Plan, zu dem sich Copilot hinzubuchen lässt?
- Sind die Freigaben in SharePoint, OneDrive und Teams geprüft, bevor eine KI sie durchsucht?
- Brauchen Sie vertraglich Datenresidenz in Europa, und für welche Daten?
- Welche Systeme außerhalb von Microsoft muss die KI erreichen?
- Wer verwaltet das Werkzeug, und ist die Anmeldung über das Firmenkonto geregelt?
- Sind Datenschutz und Betriebsrat eingebunden, bevor die ersten Lizenzen verteilt sind?
- Woran messen Sie nach sechs bis acht Wochen, ob sich der Einsatz lohnt?
Beantworten Sie die Fragen in einer kleinen Runde aus Geschäftsführung, IT und zwei Fachbereichen. Fällt die erste Frage eindeutig aus, ist die Richtung meist klar.
Wohin von hier
Fällt die Entscheidung auf ChatGPT oder auf die Kombination, begleiten wir die Einführung: Zugänge, Regeln, Datenschutz und Schulung an echten Aufgaben, bis zur Anbindung von SharePoint und Fachsystemen. Wie das abläuft, zeigt die Seite OpenAI-Einführung.
Ist noch offen, welche Aufgaben KI in Ihrem Unternehmen übernehmen soll, beginnen Sie eine Stufe früher. In der KI-Strategie klären wir Anwendungsfälle, Nutzen und Reihenfolge, bevor ein Werkzeug gekauft ist.
Beide Wege laufen über Microsoft Entra ID: Copilot über Ihre Konten und Gäste, ChatGPT über eine App-Freigabe im Mandanten. Wie es um Admins, Mehrfaktor-Anmeldung, Gastkonten und App-Registrierungen steht, prüft unser Azure Security Check.
