ZIM-Antrag schreiben: so funktioniert er

TL;DR. Seit dem 7. Juli 2026 nimmt ZIM keine neuen Anträge und Skizzen an. Die Wiederaufnahme ist für Anfang 2027 angestrebt, abhängig vom Bundeshaushalt 2027. Bis zum 3. November haben wir keine Meldung über eine Wiederöffnung gefunden. Nutzen Sie die Pause zur Vorbereitung: Wer bei der Wiederöffnung eine fertige Skizze hat, reicht in der ersten Welle ein. Inhaltlich gilt weiter: „Technologische Neuheit“ heißt nicht Welterfindung, sondern ein belegbarer Entwicklungssprung für Ihr Unternehmen mit echtem technischem Risiko. Über den Erfolg entscheidet vor allem der technische Lösungsansatz.

Update: Antragsstopp seit Juli 2026, und wie Sie die Zeit nutzen

Seit dem 7. Juli 2026, 12 Uhr, gilt im ZIM ein befristeter Antragsstopp für alle Projektformen und Projektskizzen. So hat es das Bundeswirtschaftsministerium mitgeteilt, nachzulesen etwa bei der IHK Regensburg. Grund ist die seit dem vierten Quartal 2025 stark gestiegene Nachfrage bei begrenzten Haushaltsmitteln.

• Ausnahme: Anträge mit internationalen Partnern im Rahmen offener bilateraler oder multilateraler Ausschreibungen werden weiter angenommen. Wer einen passenden Auslandspartner hat, hat diesen Weg noch offen.
• Nicht betroffen: Bereits eingereichte Anträge werden bewilligt, soweit sie die Bedingungen erfüllen und Mittel da sind. Auszahlungen für bewilligte Vorhaben laufen normal weiter.
• Wiederaufnahme: Angestrebt ist Anfang 2027. Entschieden wird abhängig von den Mitteln im Bundeshaushalt 2027, eine feste Zusage gibt es nicht. Künftige Förderbedingungen und aktualisierte Formulare sollen auf zim.de veröffentlicht werden. Rechnen Sie also damit, dass sich Details ändern können.

Unser Rat: Behandeln Sie die Monate des Stopps als Vorbereitungszeit, nicht als Wartezeit. Wenn sich Nachfrage staut, gewinnt bei der Wiederöffnung, wer bereitsteht: mit fertiger Skizze, eingerichtetem Zugang zum Antragsportal und vollständigen Unterlagen zur Bonität. Konkret heißt das: den Stand der Technik recherchieren, den technischen Lösungsansatz schärfen, Arbeits- und Verwertungsplan durchrechnen, Buchhaltungsunterlagen zusammenstellen. Alles Weitere in diesem Beitrag gilt unverändert, nur der Zeitpunkt der Einreichung verschiebt sich.

Was ein ZIM-Antrag ist, und was nicht

ZIM-Anträge werden systematisch unter- oder überschätzt. Unterschätzt von denen, die glauben, man schicke ein PDF mit einer Idee und bekomme Geld. Überschätzt von denen, die ohne Forschungsprofessor gar nicht erst antreten. Weder das eine noch das andere stimmt.

Das Zentrale Innovationsprogramm Mittelstand ist das große themenoffene Förderprogramm des Bundes für Forschung und Entwicklung in kleinen und mittleren Unternehmen. Seit dem 1. Januar 2025 gilt eine neue Richtlinie. Antragsberechtigt sind Unternehmen mit weniger als 500 Beschäftigten und höchstens 50 Mio. € Umsatz oder 43 Mio. € Bilanzsumme. In Kooperation mit einem KMU dürfen auch Unternehmen mit weniger als 1.000 Beschäftigten teilnehmen. Die förderfähigen Kosten sind gedeckelt:

Der Fördersatz liegt bei Einzelprojekten zwischen 25 und 45 %, je nach Unternehmensgröße und Region. Bei Kooperationsprojekten ist er höher, laut Beratungsseiten bis 60 %. Ein substanzieller Zuschuss, real erreichbar, wenn der Antrag stimmt. Dieser Beitrag zeigt, wie wir ZIM-Anträge schreiben: mit den Formulierungen, die Gutachter überzeugen, und denen, die sie blockieren.

Was ZIM wirklich fördert

Die oft zitierte „technologische Neuheit“ ist das häufigste Missverständnis. Sie bedeutet nicht, dass Sie etwas erfinden müssen, das die Welt nicht kennt. Sie bedeutet, dass das Vorhaben für Ihr Unternehmen einen technologischen Entwicklungssprung darstellt und dass das Risiko dokumentierbar ist. Drei Kriterien erfüllen förderfähige Vorhaben:

• Technologisches Risiko. Nicht „wir setzen eine bekannte Lösung um“, sondern „ob es machbar ist, zeigt sich erst im Projekt“.
• Innovationsgehalt. Das Vorhaben entwickelt den Stand der Technik weiter, nicht unbedingt weltweit, aber für die Branche oder den Anwendungsfall.
• Wirtschaftliche Verwertbarkeit. Am Ende steht ein marktfähiges Ergebnis. Auch eine intern genutzte Methode zählt, wenn sie die Wettbewerbsfähigkeit messbar verbessert.

KI-Projekte im ZIM: was als technologische Neuheit durchgeht

ZIM ist offen für alle Technologien und Branchen, und viele Skizzen drehen sich inzwischen um KI. Für KI-Vorhaben gelten aber dieselben Kriterien wie für jedes andere Projekt, und genau daran scheitern viele.

Förderfähige Muster:

• Neue oder wesentlich weiterentwickelte Algorithmen. Nicht der Einsatz eines fertigen Modells, sondern dessen methodische Weiterentwicklung für ein konkretes Problem.
• Anwendungsnahe KI-Systeme mit technischem Risiko. Etwa wenn offen ist, ob die vorhandenen Daten für den Anwendungsfall reichen oder ob die geforderte Genauigkeit im echten Betrieb erreichbar ist.

Das K.-o.-Kriterium ist die Einführung von Standardsoftware. Wer eine verfügbare KI-Lösung einführt, einstellt oder per Schnittstelle anbindet, entwickelt den Stand der Technik nicht weiter. Dafür gibt es kein ZIM, egal wie nützlich das Projekt für das Unternehmen ist.

Zwei typische Muster zeigen, wo die Linie verläuft. Ein Maschinenbauer will Fehler an Produktionsmaschinen früh erkennen, für seine Maschinendaten gibt es aber keine fertigen Modelle: Der Neuheitsgehalt liegt in der Übertragung maschinellen Lernens auf diese Daten. Oder ein Unternehmen will Maschinensteuerungen mit KI optimieren: Das technische Risiko liegt darin, ob die Optimierung unter echten Produktionsbedingungen trägt. Beide Male gilt: nicht „wir nutzen KI“, sondern ein benanntes, offenes technisches Problem.

Die Skizze: was hineinmuss

Die Projektskizze ist optional, Sie können direkt den Vollantrag stellen. Wir empfehlen sie trotzdem fast immer. Sie liefert beim zuständigen Projektträger eine belastbare Einschätzung der Förderfähigkeit, bevor der Aufwand des Vollantrags anfällt. Fünf Abschnitte bilden zugleich das Gerüst des Vollantrags:

1. Ausgangslage und Motivation. Warum dieses Projekt jetzt? Der konkrete Anlass: Wettbewerbsdruck, veränderte Marktanforderungen, technologische Lücke. Kurz und ohne Werbesprache. Wer mit „ein strategischer Imperativ“ anfängt, verliert im dritten Satz.
2. Stand der Technik. Welche Lösungen gibt es, und warum reichen sie nicht? Das zeigt, dass Sie den Markt kennen und welche Lücke Ihr Vorhaben schließt. Ohne diesen Vergleich ist der Innovationsgehalt nicht nachweisbar.
3. Technischer Lösungsansatz und Innovationsgehalt. Welche Methode, welche Architektur, welche Algorithmen? Je konkreter, desto besser. „Wir nutzen KI“ reicht nicht. „Wir entwickeln eine mehrstufige Suche aus Stichwort- und Vektorverfahren für die Fachsprache im Maschinenbau“ überzeugt.
4. Arbeits- und Zeitplan. Meilensteine, Arbeitspakete, Ressourcen, realistisch statt optimistisch. Ein Plan, der die gesamte Entwicklung in die ersten Monate packt, wirkt unglaubwürdig. Glaubwürdige Pläne haben einen ruhigen Anfang (Analyse, Aufbau, Prototyp) und eine intensive Mitte.
5. Verwertungsplan. Intern: Wie ändern sich Kosten oder Wettbewerbsposition? Extern: Partnerschaften, Lizenzen, Produkte? Je konkreter, desto glaubwürdiger.

Die Formulierungen, die Gutachter stoppen

Diese Sätze streichen wir aus Skizzen:

• „Die KI-Transformation des Mittelstands ist ein dringendes Thema.“ Keine Aussage über das Vorhaben.
• „Wir setzen auf modernste KI-Technologien.“ Was genau?
• „Das Projekt hat enormes wirtschaftliches Potenzial.“ Beziffern oder weglassen.
• „Die Ergebnisse werden genutzt werden.“ Passiv und unverbindlich.

Was stattdessen funktioniert, als Beispielformulierungen:

• „Im Gegensatz zu bestehenden Ansätzen (Referenz A, B) löst unser Ansatz Problem X mit Methode Y, die in diesem Zusammenhang erstmals eingesetzt wird.“
• „Das technologische Risiko liegt in der fehlenden Datenbasis für die Fachsprache. Im Projekt wird erprobt, ob synthetisch erzeugte Daten diese Lücke schließen.“
• „Gelingt die Entwicklung, sinkt die Bearbeitungszeit für eine Angebotskalkulation von 4 Stunden auf geschätzt 40 Minuten. Bei 80 Kalkulationen im Monat entspricht das rund 1,7 Vollzeitstellen.“

Der Vollantrag

Fällt die Einschätzung zur Skizze positiv aus, oder verzichten Sie auf die Skizze, folgt der Vollantrag. Er wird digital eingereicht und vertieft alle Punkte der Skizze. Dazu kommen:

• Ein detaillierter Finanzplan, dessen Kosten sich nachvollziehbar aus dem Arbeitsplan ableiten.
• Unterlagen zur Bonität: Bilanzen, betriebswirtschaftliche Auswertungen, Jahresabschlüsse der letzten Jahre. Geprüft wird, ob Sie den Eigenanteil tragen können.
• Erklärungen zu De-minimis-Beihilfen und zum übrigen Beihilferecht.

Die häufigste Verzögerung sind unvollständige Finanzunterlagen. Wer sie schon bei der Skizze sammelt, spart sich später Wochen. Gerade das lässt sich im Antragsstopp gut vorbereiten.

Häufige Fragen zum ZIM-Antrag

Ist ZIM aktuell offen für Anträge?

Nein. Seit dem 7. Juli 2026 gilt ein befristeter Antragsstopp für alle Projektformen und auch für Skizzen. Ausgenommen sind Anträge mit internationalen Partnern in offenen Ausschreibungen. Die Wiederaufnahme ist für Anfang 2027 angestrebt.

Wie hoch ist die ZIM-Förderquote?

Bei Einzelprojekten 25 bis 45 %, abhängig von Unternehmensgröße und Region, bei Kooperationsprojekten mehr. Die förderfähigen Kosten sind auf 690.000 € je Einzelprojekt und 560.000 € je Unternehmen in einer Kooperation gedeckelt. Ob die Bedingungen nach der Wiederöffnung gleich bleiben, ist offen.

Wie lange dauert die Bewilligung?

Das hängt vom Antragseingang und von Nachforderungen ab. Der größte Hebel, den Sie selbst haben, ist die Vollständigkeit der Unterlagen.

Kann ich ZIM und Forschungszulage kombinieren?

Ja, aber dieselbe Kostenposition darf nie doppelt gefördert werden. Praktikabel wird die Kombination über sauber getrennte Arbeitspakete und Kostenpositionen, vom Projektstart an dokumentiert.

Wer darf ZIM beantragen?

Unternehmen mit weniger als 500 Beschäftigten und höchstens 50 Mio. € Umsatz oder 43 Mio. € Bilanzsumme, in Kooperation mit einem KMU auch Unternehmen mit weniger als 1.000 Beschäftigten. Forschungseinrichtungen können als Kooperationspartner teilnehmen.

Brauche ich eine Projektskizze?

Nein, die Skizze ist optional, aber ein sinnvoller Vorab-Check. Während des Antragsstopps nimmt der Projektträger auch keine Skizzen an.

Wie lange das dauert, realistisch

Ein ZIM-Einzelantrag durchläuft diese Schritte:

1. Skizze vorbereiten und einreichen.
2. Bewertung der Skizze durch den Projektträger.
3. Bei positiver Einschätzung: Vollantrag vorbereiten und einreichen.
4. Prüfung und Bescheid.

Von der Idee bis zum Bescheid vergehen erfahrungsgemäß mehrere Monate. Wer das einplant, verliert keine Zeit. Wer mit dem Vorhaben auf den Bescheid wartet, verliert fast ein Jahr. Und wer die Monate bis zur Wiederöffnung für Schritt 1 nutzt, ist in der ersten Welle dabei.

Stand 3. November 2026, Antragsstopp berücksichtigt. ZIM-Bedingungen werden regelmäßig angepasst. Wenn Sie ein KI-Vorhaben auf seine Förderfähigkeit prüfen wollen, sprechen Sie uns gern an.