Von der E-Mail zum Auftragsentwurf: ein Agent in Microsoft Business Central

Kunde:
Produzierendes Unternehmen
Leistung:
Integration
Stand:
in Umsetzung August 2026
Verwilderter Olivenstamm auf einem Travertinsockel, überwuchert von Wasserschossen, trockenen Zweigen, Bast und losen Kabeln, deren Stecker ins Leere hängen

Ausgangslage

Ausgangslage

Bestellungen und Anfragen kommen per E-Mail, oft als PDF. Der Innendienst überträgt die Positionen von Hand in Business Central. Die Herausforderungen:

  • Formate: jeder Kunde bestellt in einem eigenen Format.
  • Artikelnummern: die Nummern des Kunden stimmen nicht mit den eigenen überein.
  • Übertragungsfehler: fallen erst bei der Auftragsbestätigung auf.
  • Angebote: entstehen aus Kopien alter Angebote.
Offener Umschlag aus Milchglas in einem Travertinblock, aus dem Moos, Flechte und ein junger Olivenzweig wachsen; ein geflochtenes Kabel mit Moos an der Schelle führt zu einem Calacatta-Block mit Zahnrad-Plakette, auf dem eine Milchglas-Tafel mit drei Auftragszeilen steht, davor ein gedrehter Flansch aus Champagner-Metall in einem Moosring

Unsere Lösung

Lösung

  • Lesen: Ein Agent liest eingehende Bestellungen und Anfragen im Postfach und erkennt Kunde, Positionen, Mengen und Termine.
  • Abgleichen: Er gleicht alles mit den Stammdaten in Business Central ab.
  • Entwerfen: Er legt einen Auftrags- oder Angebotsentwurf an und markiert unklare Positionen.
  • Freigeben: Der Innendienst prüft, korrigiert und gibt frei. Erst nach der Freigabe wird gebucht, und jeder Schritt ist protokolliert.

Ablauf: E-Mail Agent liest Abgleich mit Stammdaten Entwurf in Business Central Innendienst gibt frei Buchung.

Derselbe Stamm ausgetrieben: eine dichte Olivenkrone mit grünen Oliven und einem Blatt aus Silizium, Kabelstrang und Stecker sind von Moos und Flechte überwachsen

Stand

Ergebnis

Stand August 2026: Der Ablauf läuft zum ersten Mal durch, von der E-Mail bis zum Belegentwurf, an drei Beispielfällen und noch gegen Testsysteme statt gegen das echte ERP.

Gemessen wird: automatisch erkannte Positionen, Zeit pro Auftrag, Korrekturen nach Freigabe.

Weitere Fallstudien