Kurz gesagt. Eine seriöse Zahl für eine KI-Beratung gibt es erst, wenn Aufgabe, Datenlage und Anbindung klar sind. Vorher können Sie aber viel wissen: wie abgerechnet wird, wer das Risiko trägt, was den Preis treibt, was der Betrieb danach kostet und welche Förderung einen Teil zurückholt. Der teuerste Posten ist selten das Honorar, sondern der Pilot, der nach der Vorführung liegen bleibt.
Eine Offenlegung vorab: azena verkauft KI-Beratung. Gerade deshalb steht hier auch, wann ein anderes Modell besser zu Ihnen passt.
Warum es keinen Pauschalpreis gibt
Eine Zahl auf einer Website wäre entweder zu hoch und schreckt ab, oder zu niedrig und stimmt am Ende nicht. Vier Dinge entscheiden über den Aufwand:
- Umfang. Ein klar umrissener Anwendungsfall oder mehrere gleichzeitig? Je enger das Ziel, desto planbarer der Preis.
- Datenlage. Liegen die Daten sauber vor, oder müssen sie erst zusammengeführt und bereinigt werden? Das ist oft der größte Hebel.
- Anbindung. Eine Insellösung ist billiger als ein System, das in ERP, CRM oder PIM eingebaut und vom eigenen Team weiterbetrieben wird. Sie spart aber auch weniger.
- Regeln. Medizintechnik, Finanzen oder kritische Infrastruktur bringen zusätzliche Pflichten mit, etwa aus dem EU AI Act. Das kostet Aufwand für Dokumentation und Prüfung.
Vier Abrechnungsmodelle im Vergleich
Wer KI-Beratung einkauft, trifft auf vier Arten der Abrechnung. Jede hat einen ehrlichen Vor- und Nachteil. Der wichtigste Unterschied: Wer trägt das Risiko, wenn es länger dauert?
| Modell | So wird abgerechnet | Risiko trägt | Passt, wenn |
|---|---|---|---|
| Stunden- oder Tagessatz | Nach Aufwand, Stunde für Stunde | Sie | der Umfang offen ist und Sie eng mitsteuern wollen |
| Monatspauschale | Fester Betrag pro Monat für ein Kontingent oder Verfügbarkeit | geteilt | Sie dauerhafte Betreuung brauchen |
| Personal auf Zeit | Externe Fachleute zum Tagessatz im eigenen Team | Sie | Sie Kapazität brauchen und selbst führen |
| Festpreis pro Phase | Ein abgegrenztes Ergebnis zum vorab bekannten Preis | der Dienstleister | Ziel und Umfang einer Phase klar beschreibbar sind |
Zur Einordnung der Sätze: Freiberufler in IT und Beratung nahmen 2026 im Schnitt 103 Euro pro Stunde, so der Freelancer-Kompass 2026 von freelancermap mit rund 5.400 Befragten. Firmen mit Team, Gewährleistung und Betrieb rechnen anders, weil sie mehr als die reine Arbeitszeit absichern.
Beim Stundensatz läuft das Budget offen, und langsames Arbeiten wird nicht bestraft. Bei der Monatspauschale zahlen Sie auch in Wochen ohne Fortschritt. Bei Personal auf Zeit ist niemand für das Ergebnis verantwortlich, nur für die abgerechneten Tage. Der Festpreis pro Phase verlangt dagegen vorne mehr Arbeit, weil der Umfang sauber beschrieben sein muss. Dafür wissen Sie vorher, was Sie bekommen und was es kostet.
Was nach dem Bau weiterläuft
Ein KI-System hat zwei Kostenblöcke: den einmaligen Bau und den laufenden Betrieb. Der Betrieb wird in vielen Angeboten vergessen. Er besteht meist aus vier Teilen:
- Modellnutzung. Sprachmodelle werden nach Menge abgerechnet, über eine Schnittstelle pro Token oder über eigene Rechenleistung. Wie stark die Preise der Anbieter auseinanderliegen, zeigt unser Beitrag zu Token-Kosten im Vergleich.
- Hosting und Lizenzen. Cloud, Datenbank, Speicher und gegebenenfalls Nutzerlizenzen wie ChatGPT Business oder Microsoft Copilot.
- Pflege. Neue Modellversionen, geänderte Schnittstellen im ERP, neue Fallarten. Ein System, das niemand pflegt, wird mit der Zeit schlechter.
- Prüfung. Stichproben, Protokolle und eine Person im Fachbereich, die Rückmeldung gibt.
Lassen Sie sich die Betriebskosten pro Monat vor dem Start schätzen, am besten pro Fall. Erst dann können Sie ehrlich vergleichen, was ein Fall heute von Hand kostet und was er mit KI kostet.
Was Förderung von den Kosten abzieht
Die Kosten unter dem Strich sind oft niedriger als der Angebotspreis, weil ein Teil förderfähig sein kann. Drei Wege sind für den Mittelstand besonders bekannt. Stand: November 2026.
- Forschungszulage. Sie erstattet 25 Prozent der förderfähigen Kosten für Forschung und Entwicklung, kleinen und mittleren Unternehmen 35 Prozent. Seit 2026 können bis zu 12 Millionen Euro im Jahr angesetzt werden. Bei Auftragsforschung zählen 70 Prozent der Rechnung, und für Vorhaben ab 2026 kommt eine Pauschale von 20 Prozent für Gemeinkosten hinzu. Voraussetzung ist eine Bescheinigung der Bescheinigungsstelle Forschungszulage. Wichtig: Gefördert wird Entwicklung mit offenem Ausgang. Die gewöhnliche Einführung eines fertigen Werkzeugs gehört nicht dazu.
- BAFA-Zuschuss für Beratung. Das Programm „Förderung von Unternehmensberatungen für KMU“ übernimmt zum Beispiel in der Region Stuttgart 50 Prozent von höchstens 3.500 Euro Beratungskosten, also bis zu 1.750 Euro. Der Antrag muss vor Beginn gestellt sein; schon der unterschriebene Vertrag gilt als Beginn. Für Anträge ab dem 1. Januar 2027 gelten laut IHK geänderte Bedingungen.
- ZIM. Das Zentrale Innovationsprogramm Mittelstand fördert Innovationsprojekte mit Zuschüssen. Seit dem 7. Juli 2026 nimmt es aber keine neuen Anträge an. Ob und wann es wieder öffnet, hängt am Bundeshaushalt 2027. Wie ein guter Antrag aussieht, wenn es so weit ist, steht in unserem Beitrag ZIM-Antrag schreiben.
Fördersätze und Bedingungen richten sich nach den jeweils gültigen Richtlinien. Eine Zusage gibt es nur nach Prüfung im Einzelfall. Quellen: PNO zur Forschungszulage ab 2026, IHK Region Stuttgart zur BAFA-Förderung, IHK Regensburg zum ZIM-Antragsstopp.
Der teuerste Weg ist der gescheiterte Pilot
Wenn die Frage lautet, was KI-Beratung kostet, lohnt die Gegenfrage: Was kostet es, es falsch zu machen? Teuer wird es, wenn ein Pilot nach der Vorführung liegen bleibt. Er hat Zeit im Fachbereich gekostet, Vertrauen verbraucht, und die nächste Idee hat es schwerer.
Meist scheitert ein Pilot nicht an der Technik, sondern an drei Dingen: Er ist an kein System angebunden, die Daten fehlen, oder niemand ist für den Betrieb zuständig. Ein etwas teurerer Einstieg, der diese drei Punkte von Anfang an klärt, ist am Ende fast immer günstiger als ein billiger Prototyp, der nie in den Alltag kommt.
So halten Sie die Kosten klein
- Mit einer Aufgabe beginnen. Eine, die heute spürbar Zeit kostet und deren Ergebnis sich prüfen lässt.
- Die Ausgangslage messen. Wie lange dauert ein Fall heute, wie oft wird nachgearbeitet? Ohne diesen Vergleich bleibt der Nutzen ein Gefühl.
- In Phasen kaufen. Nach jeder Phase entscheiden Sie neu, ob die nächste beginnt. So riskieren Sie nie mehr als eine Phase.
- Die Daten früh prüfen. Lassen Sie vor dem Bau klären, ob die nötigen Daten vorliegen und wer sie freigibt.
- Den Betrieb mitrechnen. Fragen Sie nach den laufenden Kosten pro Monat und pro Fall, nicht nur nach dem Bau.
- Förderung vor dem Vertrag klären. Bei manchen Programmen ist zu spät, wer schon unterschrieben hat.
Wie wir abrechnen
Wir arbeiten mit einem Festpreis pro Phase. Häufig beginnt es mit einem Strategie-Sprint von drei Wochen, an dessen Ende ein priorisierter Fahrplan mit Business-Case steht. Ist die Aufgabe schon klar, starten Sie direkt mit einem Pilot an echter Arbeit. Den konkreten Rahmen nennen wir, sobald Aufgabe und Ziel klar sind, meist nach dem ersten Gespräch. Mehr zum Vorgehen steht auf der Seite KI-Beratung für den Mittelstand.
Häufige Fragen zum Preis
Warum steht hier keine konkrete Zahl?
Weil eine seriöse Zahl Umfang, Datenlage und Anbindung voraussetzt, und die sind in jedem Vorhaben anders. Eine Pauschale wäre entweder zu hoch oder würde am Ende nicht stimmen.
Was kostet der laufende Betrieb?
Das hängt vor allem davon ab, wie viele Fälle das System bearbeitet und welches Modell es dafür nutzt. Dazu kommen Hosting, Pflege und Prüfung. Lassen Sie sich die Kosten pro Monat und pro Fall vor dem Start schätzen.
Gibt es Förderung für KI-Beratung?
Oft ja, aber nicht immer. Für Entwicklung mit offenem Ausgang kommt die Forschungszulage in Frage, für reine Beratung kleiner Unternehmen der BAFA-Zuschuss. ZIM nimmt seit Juli 2026 keine neuen Anträge an. Klären Sie die Förderung vor dem Vertrag.
Lohnt sich eine Boutique gegenüber einer großen Beratung?
Das hängt vom Ziel ab. Große Häuser sind stark, wenn ein Konzern mit vielen Beteiligten umgebaut wird. Für ein klar umrissenes System im Mittelstand zahlen Sie dort oft für Abstimmung, die Sie nicht brauchen. Eine Boutique ist näher an der Umsetzung, hat aber weniger Leute für sehr große Programme.
Ist ein Festpreis nicht ein Risiko für den Anbieter?
Nur, wenn der Umfang unklar ist. Deshalb investiert ein seriöser Anbieter vorne Zeit in eine saubere Abgrenzung. Das zwingt beide Seiten, vorher zu verstehen, was gebaut wird.
